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公文写作教材最新

来源:恋爱技巧 时间:2018-10-21 18:30:02 点击: 推荐访问:公文写作与处理教材

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公文写作教材最新篇一

《公文写作常识与技巧》【2016版】

《公文写作常识与技巧》【2016版】

处理公文是公务员日常工作,因此公文常识就成为公务员考试必考知识。但很多考生一看到教材中的公文部分就感觉到考点太多,难以理解。本文对公务员考试公文常识考点进行总结梳理。相信通过这些资料,考生定能轻松答对公文常识题目。

第一部分 公文常识考点大总结

依据:

1、《党政机关公文处理工作条例》

2、《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704─2012)

第一章 公文的法定分类

一、按行文方向分类

按行文方向可将公文分为:上行文、下行文、平行文、通行文。

二、按保密程度分类

按按保密程度可将公文分为:秘密件、机密件、绝密件。

三、按适用范围分类

命令(令)──适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员

决定──适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项

公告──适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项

通告──适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项

通知──适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文

通报──适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况

议案──适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项

报告──适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问

请示──适用于向上级机关请求指示、批准

批复──适用于答复下级机关的请示事项

意见──适用于对重要问题提出见解和处理办法

函──适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项 纪要──适用于记载会议主要情况和议定事项

决议──适用于会议讨论通过的重大决策事项

公报──适用于公布重要决定或者重大事项

第二章 公文的格式要求

一、版头

1.份号

份号就是公文印制份数的顺序号,一般用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。

2.密级和保密期限

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限,应当顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注;秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

3.紧急程度

紧急程度是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

如需标注紧急程度,应当顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志

发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

发文机关标志居中排布,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时,如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。如上图中的“苏政发〔2013〕×号”。

发文字号编排在发文机关标志下空二行位置,除标注签发人的情况外,发文字号通常居中排布。

联合行文时,使用主办机关的发文字号。

6.签发人

对于上行文,应当标注签发人姓名。公文中的“签发人”处由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。此时,发文字号居左空一字编排。

如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。此时,发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

二、主体

1.标题

标题一般由发文机关名称、事由和文种三要素组成,如《国务院关于加强城市规划工作的通知》。在标题的三要素中,有时可省略发文机关名称和事由中的一项或两项,唯有文种不可省略。标题中除了法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。

标题应编排于版头与主体之间的分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。

2.主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关应当编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如前页公文样式中的“各市、县(市、区)人民政府,省政府直属各单位:”。

3.正文

正文是公文的主体,用来表述公文的内容,一般由开头、主体和结语三部分组成。公文首页必须显示正文。

正文一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明

附件说明包括公文附件的顺序号和名称。如有附件,在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.×××××”);附件名称不加书名号,其后也不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名、成文日期和印章

发文机关的署名应当是发文机关全称或者规范化简称,如前页公文样式中标注于印章处下方的“江苏省人民政府”。按照最新规定,党政机关的公文一般都要发文机关署名。

公文的成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排(不加盖印章的公文除外,详见下文),用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

6.附注

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行,如前页公文样式中的“(此件可自行翻印)”。

7.附件

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。

附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

【注意】

此处说的“附件”指附属于公文主件的其他公文或材料,应当另面编排;“附件说明”用来标明附件名称及件数的,位于公文正文下空一行。前页的公文样式中呈现了“附件说明”,即“附件:1.××××××××”,但并未将附件呈现出来。

三、版记

1.抄送机关

抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。抄送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

如有抄送机关,一般在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。注意,同类抄送机关之间用顿号,不同类的用逗号。

2.印发机关和印发日期

印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般编排在末条分隔线之上,二者位于同一行,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。

第三章 公文的行文规则

公文的行文规则公务员考试常考的公文常识。公文的行文应确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

公文写作教材最新篇二

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本帖最后由 大秘书 于 2012-2-19 11:32 编辑

公文写作作为一种特殊的行为活动,古已有之。据考古发掘,我国早在原始社会末期就出现了比较成熟的文字。到了3000多年前的殷商王朝的奴隶主阶级,已经能够运用龟甲和兽骨作为书面载体来书写文字,并以此指导当时的政务活动。我们现在所能见到的那些镂于甲骨、刻于碑石、铸于金属、书于竹简的文字,其用途大多是属于实施权力分配和社会治理的。这就是说,公文作为统治阶级施政的工具和手段,其产生的历史极为悠久。但是,毋庸讳言,在中国漫长的封建社会发展史上,公文写作一直处于一种封闭和半封闭状态之中,存在着较为严重的“以吏为师”和“相摹而作”的现象。公文写作的方法和技巧不被广大人民群众所掌握,而只是由少数“师爷”所垄断,进而成为封建统治阶级的御用工具。到了新中国成立以后,这种状况才从根本上得以改观。特别是进入新时期以来,党和国家十分重视公文工作,极力提倡公文处理特别是公文写作的规范化、制度化和科学化,注重公文工作的改进与提高,强调对公文写作人员的选拔和培养,从而使得我国当代的公文质量不断得到提高,充分发挥了为党和国家的管理工作服务的重要作用。具体来说,主要有以下几个方面的表现:

一、公文写作队伍不断壮大,人员素质不断提高

公文作为党和国家机关传递策令、沟通情况、交流经验、推动公务活动开展的重要工具,广泛应用于党和国家管理工作的方方面面,是沟通、联络整个社会公务活动的桥梁和纽带。我们党和国家要经常通过公文这一物质载体来发布和传达有关的政策、规定、法律、法令等,来推动整个社会组织机构正常有序地运行。各级机关、单位内部,为了维护工作的正常开展以及生产的正常运行,也需要制定和发布相应的规章制度等法规性公文;不相隶属的机关单位之间也要通过公文来商洽工作,加强沟通与交流。试想,不制发各种指令性、指导性和规范性的公文,庞大而复杂的国家机关靠什么来启动;数以千百万计的各种机构,不请示报告工作,上级靠什么进行决策指挥;从天南到地北,从政治到经济,从内政到外交,都被信息网络联结在一起,而信息的搜集、传递、整理、加工、使用以及循环反馈,又无不需要人们去写作,形成相应的各种各样的公文,以有效地推动公务活动的正常开展。公文写作及其在推动公务活动开展过程中的重要地位,把公文写作队伍建设问题提上了重要的议事日程,而公文写作实践的不断发展又对公文写作人员的素质提出了越来越高的要求。据有关部门统计,20世纪90年代初期,随着改革开放形势的飞速发展,使得公文写作成为各级各类机关单位的迫切需求,当时我国从事公文写作方面的专业人员已有五六百万人;10多年后的今天,显然已经远远超出了这个数字,这是一支数量相当可观的队伍。公文写作已经被越来越多的人们所重视,已经成为一种令人向往的热门职业。同时,从事公文写作的人员无论是思想政策水平还是业务能力等方面都在原有基础上有了显著提高,各类机关单位在对公文写作人员的选拔和培养方面业已形成了一整套较为严格有序的运行机制,这就为我国公文处理工作的科学化、制度化和规范化提供了必要与可能。

二、公文处理法规不断健全和完善

我们党和国家历来十分重视公文处理法规的建设。早在1951年9月29日中央人民政府政务院就制定颁布了《公文处理暂行办法》,这是建国以后第一个有关公文处理的专门性法规,也是我国历史上第一次以最高国家权力机关的执行机关名义发布的关于公文处理的规定,其中对公文处理工作的原则、文种、体式以及撰写 要求等方面内容都作了比较全面、具体的规定。这个办法的发布实施,加快了我国行政机关公文处理工作规范化的步伐;1956年11月27日中共中央办公厅又发布了《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行办法》等一系列文件,从而把我国文书工作的制度建设推向了一个崭新的发展阶段。进入新时期以来,党和国家先后制定和发布了一系列有关公文处理方面的法规、规章和规范性文件,其中主要包括党的机关的《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》(1989年4月25日)、《中国共产党机关公文处理条例》(1996年5月3日),国家行政机关的《国家行政机关公文处理办法》(从1981年至2000年先后4次修订发布)以及相应的公文格式标准等。从公文法规发布修订的历史轨迹来看,大体经历了一个渐趋成熟、不断完善的过程。每一次公文法规的发布与修订,都使我国的公文处理工作朝着更加科学、严密、完善的方向向前跨进一步。而对公文法规本身而言,经过每一次的修订发布之后,都删掉了一些与实践不相符合的内容,诸如文种、格式、行文规则、公文的撰写、运转、保管和利用等方面,凡与公文工作实践不相适应的东西,都及时予以删略;同时增补了许多新的内容,规范了某些不适当的提法,较之原来显得更为健全和完善,更加切合实际。而且很值得提及的是,党和国家对于公文法规的发布与修订,多年来业已形成了一些规律性的特征。突出表现在间隔的时间上,一般都是以六七年为期限。例如党的机关从1989年4月25日发布《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》到1996年5月3日正式修订发布《中国共产党机关公文处理条例》,刚好是七年的时间;国家行政机关的《国家行政机关公文处理办法》也是这样。第一次是发布是1981年2月27日,第二次是1987年2月18日,第三次是1993年11月21日,第四次是2000年8月24日,每次的间隔都很有规律性,而这种规律性又已成为我国公文法规建设的一个重要特征。

三、公文写作作为一门科学,业已广泛地登上了大学课堂。

党的十一届三中全会以后,为了适应改革开放和社会主义现代化建设飞速发展的形势需要,公文写作作为一门学科应运而生。据有关部门统计,早在20世纪80年代末期,全国已有114所普通高等院校以及各级党校、行政学院开设了公文写作课程,逐步成为这些院校的主干学科;近些年来,这种情况更为普遍,并且已经普及到各类中专、职业技术学校和成人教育等教学阵地。从事公文写作教学的师资队伍不断壮大,出现了一批高质量的教材,公文写作成为深受学生欢迎的热门课。同时,每年的全国秘书职业资格考试以及国家公务员录用考试,也都把公文写作列为必考科目之一。

值得提及的是,关于公文写作学科的定位问题,目前在公文写作学界还存在不小的争论,尚未形成共识。有人认为,公文写作是术科,而不是学科,公文写作无“学”可言;也有人认为,公文写作应当是文书学或秘书学的分支学科,不宜自成一门学科等等。对此,前一种观点的不能成立自不待言,而认为公文写作是文书学或秘书学分支学科的观点也同样是站不住脚的。因为如果说公文学是秘书学的分支学科,那么很多领导干部要亲自动手起草重要公文,怎能说其是秘书学的一部分?就实质而论,秘书工作者起草公文,只是起到类似于“加工厂”的作用,而真正操纵“加工厂”的则是领导者;其实,公文写作学也不等于文书学,“文书学虽属侧重于撰拟研究,但它是把纯属个人事务的私人文书的写作同表述社会政治集团意志的公务文书的写作一起研究的”(苗枫林《中国公文学》,齐鲁书社1988年版,第22页)。据

此可见,公文写作学与秘书学、文书学的研究内容虽有交叉,但却有其各自特定的研究对象和范畴,应是一门独立的学科,它所担负的任务和涉足的研究领域,是不能被取代的。应当说,经过近20年公文写作实践和公文写作理论研究的不断发展,到现阶段为止,公文写作作为一门独立学科已经被绝大多数人们所认可,在众多高等院校的课程设置中占据着十分重要的地位,充分显示出了它的蓬勃发展的生机与活力。

四、公文文本质量不断提高,正在朝着规范化的目标向前迈进。

近些年来,随着人们公文写作规范化意识的逐步提高,更由于党和国家一系列公文法规的相继出台,使得我国当今的公文质量有了十分明显的改观。公文写作规范化已经成为公务活动发展的客观需求,在很多机关单位的公文处理过程中,如果出现所制发的公文文本不符合规范的情况,即被视为不合格“产品”;在党和国家现行公文处理法规中,都把“规范化”作为重要的终极目标写进各自的首条,充分体现出了它的重要程度。党和国家高级管理机关所制发的公文,无论内容还是形式都很规范,堪称样板,诸如《中共中央关于加强党同人民群众联系的决定》、《中共中央关于加强和改进党的作风建设的决定》、《中共中央关于在全党开展保持共产党员先进性教育活动的通知》以及《公民道德建设实施纲要》等等,都写得策见分明,精辟深邃;地方各级党政机关所制发的公文,也不乏诸多佳作,从文种使用、格式拟制到语言运用,以至于行文规则等,都表现出了十分明显的规范化特征。

应当指出的是,近些年来,为了提高公文文本的质量,推进公文写作的规范化建设进程,在党和国家先后修订发布一系列公文处理法规的基础上,各地区和各有关部门还先后举办了优秀公文评选活动、公文错情展览、公文知识大赛以及大量的公文写作培训班,普及与宣传公文写作方面的知识,阐释与介绍公文写作规范化方面的内容,从而为不断地提高公文文本质量,使之朝着规范化的目标向前迈进,起到了非常重要的作用。举办优秀公文评选活动和公文错情展览,是从正反两个方面对公文文本的质量进行改善,通过此种形式,使人们认识到什么样的写法是正确的,什么样的写法是不符合规范要求的,便于对照检查;公文知识大赛则是对公文写作基础知识的全面普查;而各种公文写作培训班又显然对公文写作规范化知识的普及与提高,意义十分重大。

五、公文写作的理论研究日趋活跃,取得了十分丰富的研究成果。

如上所述,我国公文写作的历史极为悠久,但是真正将其作为一门学科加以研究,却是20世纪80年代以后的事情。公文写作学科一经诞生,即呈现出了繁荣发展的态势,突出表现为各种专著、教材和辞书的相继问世。这些作品,内容丰富,体例新颖,有很强的实用价值。其中比较有代表性的,专著类如苗枫林的《中国公文学》,张保忠的《中国党政公文写作大全》、《党政公文写作评改与赏析》,岳海翔的《公文写作一点通》、《最新公务文书写作》,张庆儒的《公文处理学》,郑崇田的《中国现代公文写作学》,张宝元的《机关公文写作》,李厚安等的《公文写作学》,周森甲的《中国现代公文写作原理与方法》,徐秋英的《公文写作与逻辑》,栾照钧的《公文病误矫正指南》,吴新元的《公文正文三要素说与公文正文格式化导论》等等。特别是苗枫林的《中国公文学》一书,第一次较为系统地把公文作为一门学科进行研究,提出了一系列对公文写作研究具有很高理论价值和实用价值的新观点,不仅深入

研究了公文的演变及其发展过程,而且从理论和实践上探讨了公文写作的基本规律。此书的出版,填补了中国公文理论研究的一项空白,可以说是对整个20世纪80年代的公文写作研究集大成与开创性的研究成果,也是我国公文写作研究的第一部也是一部里程碑式的著作;教材类的如裴显生主编的《公文写作概论》,辽宁马魁深先生编著的《公文写作学》, 老秘网:本文隐藏的内容

闵庚尧、李贵如主编的《公文写作教程》、中国公文写作研究会组织编写的《中国当代公文写作》,杨柏、张庆儒主编的《国家行政机关公文指要》,张保忠、岳海翔主编的《公文写作格式与技巧》,岳海翔主编的《公文写作教程——新形态大学写作课程系列教材之一》等等。其中影响最大的当推《中国当代公文写作》一书,此书系中国公文写作研究会集体智慧的结晶,荣获第二届中国秘书杯——运通杯评比一等奖。书中对我国公文写作的历史演化,公文写作在现代生活中的作用以及马列主义文风等问题,均作了颇为精当的阐述和介绍,是一部适合各类高等院校文秘专业师生使用的高层次教材。裴显生先生主编的《公文写作概论》一书开始突破了以往有关公文写作书籍“格式加例文”的框架,使公文写作从单纯的应用技术进入了学术领域,成为有规可循的智能活动,可以称为公文写作学已经初步形成和建立的突出标志;辞书类的如苗枫林主编的《国家公务员写作词典》,孙和平主编的《公文大辞典》,张保忠的《党政公文小百科》,张保忠、岳海翔主编的《最新公文写作完全手册》等,内容颇为丰富,体例新颖,工具性强,便于查阅,具有很强的使用价值和长期的保存价值。

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20世纪90年代以后,特别是进入新世纪以来,我国的公文写作理论研究迅猛发展,各种版本的公文写作教材、专著纷纷出版。据不完全统计,在此期间出版的公文写作教材及专著约计有200种。尤为重要的是,随着信息技术的飞速发展,电脑的广泛运用,开始出现了对电子公文写作的理论研究。柳新华、王东海、董相志合著的《实用电子公文传输与处理》一书可以说是这方面的代表作。该书从行政机关公文写作面临的新形势、新任务要求出发,以公文写作理论为基础,以电子公文的技术特征为主线,全面系统地概述了电子公文的写作方法、编排技术和处理程序。既注重现代办公理念,又注重技术内涵和操作技能,既考虑到传统与现代知识的融合,又重视对现实工作的实际应用,具有很高的现实针对性、指导性和实用性。

值得提出的是,与飞速发展的公文写作理论研究相适应,从20世纪80年代中期开始,一些与公文写作密切相关的杂志相继创刊,从而为广大的公文写作理论研究人员提供了交流的阵地,其中较有影响的主要是《写作》(中国写作学会会刊,国家教育部主管、武汉大学主办,写作学科核心期刊)、《应用写作》(长春理工大学、吉林省写作学会主办)、《秘书工作》(中共中央办公厅主管)、《秘书》(上海大学主办)、《秘书之友》(国家教育部主管、兰州大学主办)、《办公室业务》(中共中央办公厅主管、中国档案出版社主办)、《秘书战线》(石家庄市秘书学会主办)、《办公室工作研究》(青岛市办公室工作研究会主办)。这些刊物都设有公文写作栏目,先后发表了大量的公文写作方面的理论研究成果,为我国的公文写作研究事业的建设与发展作出了不可磨灭的贡献;还产生了专门从事公文写作研究的全国性学术团体即中国写作学会公文写作专业委员会(中国公文写作研究会),从而使之成为有计划、有组织的学术活动。中国写作学会公文写作专业委员会(中国公文写作研究会)自成立以来,本着团结奋进、扎实进取的精神以及紧紧为党和国家的管理工作服务的原则,卓有成效地开展了一

系列活动。从1991年开始,研究会先后在天津、烟台、唐山、大连、南昌、成都、哈尔滨、北戴河和青岛召开了九次“全国公文学术研讨会”,组织来自全国各地的专家、学者和实际工作者就公文写作、研究和教学中的热点和焦点问题进行学术交流和研讨。每次研讨会都确立一个明确的主题,组织与会人员协力攻关。十余年来,研究会致力于我国党政公文的研究与探讨,先后组织编写出版《中国公文大词典》、《中国党政公文解疑指南》、《公文写作格式与技巧》、《最新公文写作完全手册》等近200部著作,发表公文写作学术论文2800余篇,在全国范围内产生了极为广泛的影响,为推动我国公文写作研究事业的发展做出了巨大贡献。理论研究的活跃,昭示着公文写作繁荣发展的美好景象的到来,也必将对我国公文写作实践的健康发展产生极其重要的推动作用。

公文写作教材最新篇三

公文写作教材

2013公文写作知识教材

内容提要:共两节。分别讲述了公文的基础知识和公文规范。基b}知识邢分主要讲 述公文的定义、特点和作用。公文规范主要从文种、格式、行文、语言、处理等六个方面对 公文从拟制~运行一处理这一思维流程中一些关键性问题子以讲述。

核心概念:公文(广义、狭义);《办法》;《国标》;公文文种;公文格式;公文行文; 公文语言;公文处理;公文作者。

第一节公文基础知识

为了指导和规范全党和全国的公文工作,中共中央办公厅于1996年5月3日颁发实施 了《中国共产党机关公文处理条例》(以下均简称《条例》),国务院于2000年8月24日发 布,2001年1月1日起施行了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》);此外, 国务院办公厅秘书局于2000年11月编发了《国家行政机关公文格式》(以下简称《国标》) 的国家级标准。以上两个法规性文件和一个国家级标准,不仅是各级机关、企事业单位在公 文工作中必须遵循的准则,也是本书介绍公文知识的主要依据。

一、公文的定义

公文的定义有广义和狭义之分。广义的公文即公务文书,泛指各单位在一切公务活动中 形成和使用的各类应用文书。狭义的公文特指《条例》和《办法》中规定使用的相关文书, 亦称法定公文、党政公文或通用公文。

在《条例》中,中共中央办公厅将党的机关的公文定义为:“是党的机关实施领导,处 理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置 和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。”

在《办法》中,国务院将行政机关的公文(包括电报)定义为:“是行政机关在行政管 理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工 具。”

二、公文的特点

公文不仅明显地区别于各种文学作品,同时,也有别于机关其他应用文。公文主要有以 下五个特点:

(一)有鲜明的政治性

从公文的产生和演变中,我们知道,公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的,其基 本内容是国家政权机关的指挥意志、行动意图、公务往来的系统记录,直接反映国家政权的 政治意向和根本利益。所以,公文具有鲜明的政治色彩。今天,公文是传达党和国家的路 线、方针、政策、法令、法规,实施党的领导、实施国家管理的重要工具。

(二)有法定的作者

公文的作者,是依照法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人,即党政机关、企事 业单位、社会团体及有关单位负责人。这些单位和一单位负责人的权力,是通过一定的法律手

续赋予的。机关的负责人,代表他的机关,不是代表个人。比如以国家名义发布命令,主席 是代表国家,不代表私人、公文就是由这些法定的作者根据自己的职能和权限制发的。

(三)有法定的权威性

公文是代表机关发言的,具有制发机关的法定权威。公文一经正式发布,就具有一定的 强制性和行政约束力,有关单位和个人就要遵照执行,不能有随意性。例如,中共中央文件 代表了党中央的意见,全党都必须遵照文件的精神贯彻执行。

(四)有特定的效用性

由于公文是在现实工作中形成和使用的,是为推动现实工作服务的。因此,它有很强的

针刘性和时间性,它往往针对现实工作中某一特定问题提出意见以及解决办法,促进问题的 解决。这项工作一旦完成,由此形成并使用的公文的作用也随之结束。当然,各份公文的有 效期限不等,宏观的纲领性文件或法规性文件时效较长,微观的具体工作文件时效较短。如 关于某件具体事情的公函,事成之后,其效用就自然结束。

(五)有规范的体式

体式即体裁、格式。一般文章都有一定的体式,但比较灵活,多种多样。在长期办理公 务的过程中,人们为了便于起草、处理、管理、提高工作效率,逐步形成了一套规范的公文 体裁和格式,由最高领导机关作出严格规定,并发布实施。

《办法》明确规定.国家行政机关公文有13种;《条例》规定党的系统的公文主要有14

种。在此规定外,各级组织、单位行文,原则不能超出这些文种而自制出新的文种。

《力、法》和《条例》还规定了公文的格式。《办法》规定有十六项格式,《条例》规定 有十七项格式,镶国家行政机关公文格式》具体规定了国家行政机关公文格式各项目的区 域、大小和方位。这些特定格式,是公文严肃性、规范化的重要标志。

三、公文的作用

(一)领导指导作用

党和国家机关的领导作用,很重要的一条就是制订路线、方针、政策,制发各种办法、 措施。而路线、方针、政策、措施等通常是以制成各种公文的形式下达的。上级机关下发的 文件,就是把领导意图直接发布出去,表明对有关问题的态度,并提出解决的意见、办法; 这些文件对各条战线、各个地区的工作都起着领导和指一导作用。

(二)联系公务作用

公文本来就是顺应着联系和处理公务的需要而产生的联系、处理公务的范围是十分)‘- 泛的。一个机关、单位反映意见、交流情况、请答问题、商洽工作等联系上下左右的活动, 往往都是通过公文往来实现的

(三)宣传教育作用

公文的这一作用,体现在公文文本中要提出工作方针一、任务和措施,讲解工作意义,使

人们提高认识,使人们不但知道要做什么,怎样去做,而且知道为什么要这样做;从而减少 盲日性增强自觉性,把党和政府的意图变为自觉的行动。这样,就能把上下左右的意志都 集中到完成共同的任务中来。

(四)凭证依据作用

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公文是机关办事的依据二下行文是下级机关开展工作、处理问题的重要依据;平行文是 不相隶属机关联系公务接洽问题的重要凭证;上行文是上级机关批复问题或发出指示的重 要依据。另外,公文立卷归档后,还具有史料的作用,是今后查考工作、研究历史的重要凭 证

(五)规范言行作用

在我国,许多党的纪律、行政法令法规是通过公文颁发并宣布生效的,而有些公文,如 通告、指示、命令、条例、规定等,本身就具有法定效力,一经发布,就必须坚决执行,任 何人不得违反。这样,它们就必然成为人们在某一方面的言论、行为的规范。

第二节公文规范

一般地说,所谓规范包括约定俗成和明文规定的标准两个方面。我国现代公文规范就是 专指我国现行公文体制中应当遵循的,已经由各级机关及广大群众在长期公文实践中认定或 形成的,我国最高权力机关已经确定或明文规定的有关公文从制作、运行到管理的若干标 准。具体地讲,我国现阶段公文的规范,主要是指的中办的《条例》和国务院的《办法》{公文写作教材最新}.

中有关公文的若干标准;以及由国家技术监督局制定的《国家行政机关公文格式》中的有 关标准;再加上在长期公文实践中,我国广大干部和群众在公文写作中探索和总结的一些已 被公认的原则和规律。以上这些,就构成了我国现代公文工作应遵循的规范。

概括起来,我国现行公文的规范主要应包括公文文种规范、公文格式规范、公文行文规 范、公文语言规范、公文处理规范和公文其他规范等6个方面的内容。

一、公文文种规范

关于公文文种规范问题,《条例》、《办法》分别在第二章里有专章表述。概括起来,公 文的文种规范主要包括公文的类别规范和文种的选用规范。

(一)公文的类别规范

从不同的角度,公文可以分成不同的类别。我们介绍两种常见的归类方法:

1.按党政系统分

(l)《条例》规定党的系统的公文为14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、 公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

(2)《办法》规定国家行政机关公文有13种:命令(令)、决定、公告、通告、通报、 议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

其中,党政公文相同的文种有9种,党的公文中的决议、指示、公报、条例、规定这五_

种,行政公文中没有;而行政公文中的命令、议案、公告、通告这四种,又是党的公文中没 有的文种因此,合并党政相同的公文,保留不同的文种,通用公文共有18种。

2.按行文关系分

公文可分为下行文、平行文、上行文。行文关系不同,公文流动传递的方向就不同。

(1)下行文

自上向下流动、传递的公文。有命令(令)、决定、决议、指示、公报、公告、通告 通报、条例、规定、批复、会议纪要,还包括多数通知。{公文写作教材最新}.

(2)平行文

不相隶属机关之间的行文,就是平行文。主要有函、议案和部分通知。

(3)上行文

自下向上流动、传递的公文。主要有报告、请示两种。

其中“意见”这一文种既可用于上行文、下行文,也可用于平行文C

(二)文种的选用规范

当机关领导的意图要形成书面材料的时候,我们首先遇到的问题就是选用什么公文文科

才最适合表达这一意图。为此,公文文种的选用问题,就成了我们每个机关干部从事公文写

作这一系列活动中的第一个重要环节。文种选用不当,内容的表达就必然受到制约;轻则会

闹笑话,重则会影响工作。公文文种的选用十分讲究。为此,我们必须弄清党政18种不同

公文文种的功能及适用范围。根据《条例》和《办法》的规定:

公报《条例》规定:适用于公开发布重要决定或者重大事件。

决议《条例》规定:适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

指示《条例》规定:适用于对下级机关布置工作,指出开展工作的原则和要求。 条例《条例》规定:适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的 规章制度。

规定《条例》规定:适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 命令(令)《办法》规定:适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大 强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

决定谈条例》规定:适用于对重要事项作出决策和安排。《办法》规定:适用于对重要事

项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告仗办法》规定:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告《办法》规定:适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

通知《条例》规定:适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上 级机关和不相隶属的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关和有关单位共同执行或 者周知的事项。《办法》规定:适用于批转卜级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关 的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。 通报《条例》规定:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 《办法》规定:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

议案《办法》规定:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代 表大会常务委员会提请审议事项。

报告《条例》规定:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,提出建议,答复上级机 关的询问。《办法》中设“提出建议”这一内容、

请示《条例》和《办法矛同时规定:适用于向上级机关请求指示、批准。

批复《条例》规定:适用于答复下级机关的请示。《办法》中还在“请示”后面加有 “事项”二字

意见《条例》和《办法》都规定:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函《条例》规定:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主 管部门请示批准等。《办法》规定:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题; 请求批准和答复审批事项。

会议纪要《条例》规定:用于记载会议主要精神和主要情况。《办法》规定:适用于 记载、传达会议情况和议定事项。

(三)违反公文文种选用规范的混乱现象

我国公文工作的实践证明,中央办公厅、国务院规定的党政系统公文的正式文种是管用 和够用的,基本卜能满足各级机关、企事业单位实际工作中对公文文种的需要;并且《条 例》、《办法》中对各正式文种之间内部的职能与分工也是合理的,它们之间既相互独立又 相互衔接,形成了一个较为完整和系统的有机整体。

然而,目前我国各级机关、企事业单位中,乱用文种的现象却较为普遍,有的甚至是相 当严重的。概括起来,主要表现在三个方面:

1.混用文种

指的是不按《条例》、《办法》中有关正式文种的功能和适用范围去选用文种,而造成 邻近文种相互混用的现象。

混用文种的现象常常出现在“公告”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报 告”、“条例”与“规定”、“请示”与“函”等几组邻近文种之间。以“报告”和“请示” 为例:不少单位向上级机关行文时,该用“报告”的用成“请示”,该用“请示”时偏用 成“报告”,或者在报告中夹带请示,在请示中顺便报告;甚至将两个文种合二而一,并称 “请示报告”。再如“请示”和“函”的混用问题,不少单位未弄清行文对象是“上级机 关”或“不相隶属机关”,凡是有求于人的事均使用“请示”,这就造成了文种之间的相互 混用

2.自制文种

指的是超出《条例》、《办法》规定的公文正式文种之外,随心所欲,生造部分非公文 文种并俨然以正式公文行文的现象。一些机关单位常见的自制文种有:《x x市经委关于深 化企业内部改革的思路》、《x x公司关于要求减免部分工商税的请求》、《x x县人民政府 关于即将出台部分改革政策的吹风》,这里的“思路”、“请求”、“吹风”等均是各单位随 心所欲的自制文种。另外还有“汇报”、“构想”、“思考”、“框架结构”等自制文种也常用 在一些机关单位的正式文件中。

3.误用文种

指的是把属于机关的其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种直接 加以使用的情况。主要表现在:把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等误作 公文文种使用,如《中共x x省委2002年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“体 会”、“总结”等误作公文正式文种直接使用,如《x x县人民政府2005年二季度工作小 结冬还有把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、‘实施细则”等以及把简 报类文种“情况反映”、“快讯”、“动态”等误作为公文正式文种直接使用的现象。

二、公文格式规范

公文格式指公文的整体格局和外部组织形式,是公文严肃性、规范化的重要标志,也是 其法定权威性和约束力在形式上的表现。《条例》和《办法》均在第三章中作了专章表述。 公文格式的作用在于保证公文的完整性、正确性和有效性,并可以给日后的公文处理工 作和档案工作提供条件和方便。

公文格式的主要内容包括格式的类别规范、格式的制作规范、格式的方位规范和特定格 式等四个方面。

(一)公文格式的类别规范

从不同角度可以将公文格式分成不同的类别。

1.按《条例》、《办法》和《国标》分

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《条例》规定党的系统正式公文标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即:版头、 发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署 名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等十七项。

《办法》规定行政公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等十六项组成。

《国标》规定行政公文格式各要素分为眉首、主体、版记三部分共18项。

其中,需要说明的是:《条例》中规定的“份号、发文机关署名、印发传达范围”这三 项格式《办法》中没有,而《办法》中规定的“附注、附件”这两项格式《条例》中却没 规定;《国标》在《办法》规定的16项格式之外,还增加了“份号、页码”这两项格式。

2.按格式使用的严格程度分

公文格式可分为指定性格式项目(如版头或发文机关标识、发文字号、标题、正文、 成文日期等)和选择性格式项目(如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附 件等)两个部分。

(二)公文格式的制作规范

本书在介绍公文格式的制作规范时,着重介绍《条例》、《办法》中规定的各项格式。 在党政格式称谓或制作要求不统一时,本文将分别予以介绍。

1.《条例》称版头。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加括弧标明文 种名称组成,用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文,版头可用主办机关名称,也可 并用联署机关名称。在民族区域自治地区,版头可并用自治民族的文字和汉字印制。

公文写作教材最新篇四

公文写作教材

公文写作知识教材

内容提要:共两节。分别讲述了公文的基础知识和公文规范。基b}知识邢分主要讲 述公文的定义、特点和作用。公文规范主要从文种、格式、行文、语言、处理等六个方面对 公文从拟制~运行一处理这一思维流程中一些关键性问题子以讲述。

核心概念:公文(广义、狭义);《办法》;《国标》;公文文种;公文格式;公文行文; 公文语言;公文处理;公文作者。

第一节公文基础知识

为了指导和规范全党和全国的公文工作,中共中央办公厅于1996年5月3日颁发实施 了《中国共产党机关公文处理条例》(以下均简称《条例》),国务院于2000年8月24日发 布,2001年1月1日起施行了《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》);此外, 国务院办公厅秘书局于2000年11月编发了《国家行政机关公文格式》(以下简称《国标》) 的国家级标准。以上两个法规性文件和一个国家级标准,不仅是各级机关、企事业单位在公 文工作中必须遵循的准则,也是本书介绍公文知识的主要依据。

一、公文的定义

公文的定义有广义和狭义之分。广义的公文即公务文书,泛指各单位在一切公务活动中 形成和使用的各类应用文书。狭义的公文特指《条例》和《办法》中规定使用的相关文书, 亦称法定公文、党政公文或通用公文。

在《条例》中,中共中央办公厅将党的机关的公文定义为:“是党的机关实施领导,处 理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置 和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。”

在《办法》中,国务院将行政机关的公文(包括电报)定义为:“是行政机关在行政管 理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工 具。”

二、公文的特点

公文不仅明显地区别于各种文学作品,同时,也有别于机关其他应用文。公文主要有以 下五个特点:

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(一)有鲜明的政治性

从公文的产生和演变中,我们知道,公文是随阶级、国家、文字的产生而产生的,其基 本内容是国家政权机关的指挥意志、行动意图、公务往来的系统记录,直接反映国家政权的 政治意向和根本利益。所以,公文具有鲜明的政治色彩。今天,公文是传达党和国家的路 线、方针、政策、法令、法规,实施党的领导、实施国家管理的重要工具。

(二)有法定的作者

公文的作者,是依照法律和一定的组织程序产生的单位及其负责人,即党政机关、企事 业单位、社会团体及有关单位负责人。这些单位和一单位负责人的权力,是通过一定的法律手

续赋予的。机关的负责人,代表他的机关,不是代表个人。比如以国家名义发布命令,主席 是代表国家,不代表私人、公文就是由这些法定的作者根据自己的职能和权限制发的。{公文写作教材最新}.

(三)有法定的权威性{公文写作教材最新}.

公文是代表机关发言的,具有制发机关的法定权威。公文一经正式发布,就具有一定的 强制性和行政约束力,有关单位和个人就要遵照执行,不能有随意性。例如,中共中央文件 代表了党中央的意见,全党都必须遵照文件的精神贯彻执行。

(四)有特定的效用性

由于公文是在现实工作中形成和使用的,是为推动现实工作服务的。因此,它有很强的

针刘性和时间性,它往往针对现实工作中某一特定问题提出意见以及解决办法,促进问题的 解决。这项工作一旦完成,由此形成并使用的公文的作用也随之结束。当然,各份公文的有 效期限不等,宏观的纲领性文件或法规性文件时效较长,微观的具体工作文件时效较短。如 关于某件具体事情的公函,事成之后,其效用就自然结束。

(五)有规范的体式

体式即体裁、格式。一般文章都有一定的体式,但比较灵活,多种多样。在长期办理公 务的过程中,人们为了便于起草、处理、管理、提高工作效率,逐步形成了一套规范的公文 体裁和格式,由最高领导机关作出严格规定,并发布实施。

《办法》明确规定.国家行政机关公文有13种;《条例》规定党的系统的公文主要有14

种。在此规定外,各级组织、单位行文,原则不能超出这些文种而自制出新的文种。

《力、法》和《条例》还规定了公文的格式。《办法》规定有十六项格式,《条例》规定 有十七项格式,镶国家行政机关公文格式》具体规定了国家行政机关公文格式各项目的区 域、大小和方位。这些特定格式,是公文严肃性、规范化的重要标志。

三、公文的作用

(一)领导指导作用

党和国家机关的领导作用,很重要的一条就是制订路线、方针、政策,制发各种办法、 措施。而路线、方针、政策、措施等通常是以制成各种公文的形式下达的。上级机关下发的 文件,就是把领导意图直接发布出去,表明对有关问题的态度,并提出解决的意见、办法; 这些文件对各条战线、各个地区的工作都起着领导和指一导作用。

(二)联系公务作用

公文本来就是顺应着联系和处理公务的需要而产生的联系、处理公务的范围是十分)‘- 泛的。一个机关、单位反映意见、交流情况、请答问题、商洽工作等联系上下左右的活动, 往往都是通过公文往来实现的

(三)宣传教育作用

公文的这一作用,体现在公文文本中要提出工作方针一、任务和措施,讲解工作意义,使

人们提高认识,使人们不但知道要做什么,怎样去做,而且知道为什么要这样做;从而减少 盲日性增强自觉性,把党和政府的意图变为自觉的行动。这样,就能把上下左右的意志都 集中到完成共同的任务中来。

(四)凭证依据作用

公文是机关办事的依据二下行文是下级机关开展工作、处理问题的重要依据;平行文是 不相隶属机关联系公务接洽问题的重要凭证;上行文是上级机关批复问题或发出指示的重 要依据。另外,公文立卷归档后,还具有史料的作用,是今后查考工作、研究历史的重要凭 证

(五)规范言行作用

在我国,许多党的纪律、行政法令法规是通过公文颁发并宣布生效的,而有些公文,如 通告、指示、命令、条例、规定等,本身就具有法定效力,一经发布,就必须坚决执行,任 何人不得违反。这样,它们就必然成为人们在某一方面的言论、行为的规范。

第二节公文规范

一般地说,所谓规范包括约定俗成和明文规定的标准两个方面。我国现代公文规范就是 专指我国现行公文体制中应当遵循的,已经由各级机关及广大群众在长期公文实践中认定或 形成的,我国最高权力机关已经确定或明文规定的有关公文从制作、运行到管理的若干标 准。具体地讲,我国现阶段公文的规范,主要是指的中办的《条例》和国务院的《办法》

中有关公文的若干标准;以及由国家技术监督局制定的《国家行政机关公文格式》中的有 关标准;再加上在长期公文实践中,我国广大干部和群众在公文写作中探索和总结的一些已 被公认的原则和规律。以上这些,就构成了我国现代公文工作应遵循的规范。

概括起来,我国现行公文的规范主要应包括公文文种规范、公文格式规范、公文行文规 范、公文语言规范、公文处理规范和公文其他规范等6个方面的内容。

一、公文文种规范

关于公文文种规范问题,《条例》、《办法》分别在第二章里有专章表述。概括起来,公 文的文种规范主要包括公文的类别规范和文种的选用规范。

(一)公文的类别规范

从不同的角度,公文可以分成不同的类别。我们介绍两种常见的归类方法:

1.按党政系统分

(l)《条例》规定党的系统的公文为14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、 公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

(2)《办法》规定国家行政机关公文有13种:命令(令)、决定、公告、通告、通报、 议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

其中,党政公文相同的文种有9种,党的公文中的决议、指示、公报、条例、规定这五_

种,行政公文中没有;而行政公文中的命令、议案、公告、通告这四种,又是党的公文中没 有的文种因此,合并党政相同的公文,保留不同的文种,通用公文共有18种。

2.按行文关系分

公文可分为下行文、平行文、上行文。行文关系不同,公文流动传递的方向就不同。

(1)下行文

自上向下流动、传递的公文。有命令(令)、决定、决议、指示、公报、公告、通告 通报、条例、规定、批复、会议纪要,还包括多数通知。

(2)平行文

不相隶属机关之间的行文,就是平行文。主要有函、议案和部分通知。

(3)上行文

自下向上流动、传递的公文。主要有报告、请示两种。

其中“意见”这一文种既可用于上行文、下行文,也可用于平行文C

(二)文种的选用规范

当机关领导的意图要形成书面材料的时候,我们首先遇到的问题就是选用什么公文文科

才最适合表达这一意图。为此,公文文种的选用问题,就成了我们每个机关干部从事公文写

作这一系列活动中的第一个重要环节。文种选用不当,内容的表达就必然受到制约;轻则会

闹笑话,重则会影响工作。公文文种的选用十分讲究。为此,我们必须弄清党政18种不同

公文文种的功能及适用范围。根据《条例》和《办法》的规定:

公报《条例》规定:适用于公开发布重要决定或者重大事件。

决议《条例》规定:适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

指示《条例》规定:适用于对下级机关布置工作,指出开展工作的原则和要求。 条例《条例》规定:适用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的 规章制度。

规定《条例》规定:适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 命令(令)《办法》规定:适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大 强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。{公文写作教材最新}.

决定谈条例》规定:适用于对重要事项作出决策和安排。《办法》规定:适用于对重要事

项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告仗办法》规定:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

通告《办法》规定:适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。

通知《条例》规定:适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上 级机关和不相隶属的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关和有关单位共同执行或 者周知的事项。《办法》规定:适用于批转卜级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关 的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

通报《条例》规定:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 《办法》规定:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。

议案《办法》规定:适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代 表大会常务委员会提请审议事项。

报告《条例》规定:适用于向上级机关汇报工作、反映情况,提出建议,答复上级机 关的询问。《办法》中设“提出建议”这一内容、

请示《条例》和《办法矛同时规定:适用于向上级机关请求指示、批准。

批复《条例》规定:适用于答复下级机关的请示。《办法》中还在“请示”后面加有 “事项”二字

意见《条例》和《办法》都规定:适用于对重要问题提出见解和处理办法。

函《条例》规定:用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主 管部门请示批准等。《办法》规定:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题; 请求批准和答复审批事项。

会议纪要《条例》规定:用于记载会议主要精神和主要情况。《办法》规定:适用于 记载、传达会议情况和议定事项。

(三)违反公文文种选用规范的混乱现象

我国公文工作的实践证明,中央办公厅、国务院规定的党政系统公文的正式文种是管用 和够用的,基本卜能满足各级机关、企事业单位实际工作中对公文文种的需要;并且《条 例》、《办法》中对各正式文种之间内部的职能与分工也是合理的,它们之间既相互独立又 相互衔接,形成了一个较为完整和系统的有机整体。

然而,目前我国各级机关、企事业单位中,乱用文种的现象却较为普遍,有的甚至是相 当严重的。概括起来,主要表现在三个方面:

1.混用文种

指的是不按《条例》、《办法》中有关正式文种的功能和适用范围去选用文种,而造成 邻近文种相互混用的现象。

混用文种的现象常常出现在“公告”与“通告”、“决议”与“决定”、“请示”与“报 告”、“条例”与“规定”、“请示”与“函”等几组邻近文种之间。以“报告”和“请示” 为例:不少单位向上级机关行文时,该用“报告”的用成“请示”,该用“请示”时偏用 成“报告”,或者在报告中夹带请示,在请示中顺便报告;甚至将两个文种合二而一,并称 “请示报告”。再如“请示”和“函”的混用问题,不少单位未弄清行文对象是“上级机 关”或“不相隶属机关”,凡是有求于人的事均使用“请示”,这就造成了文种之间的相互 混用

2.自制文种

指的是超出《条例》、《办法》规定的公文正式文种之外,随心所欲,生造部分非公文 文种并俨然以正式公文行文的现象。一些机关单位常见的自制文种有:《x x市经委关于深 化企业内部改革的思路》、《x x公司关于要求减免部分工商税的请求》、《x x县人民政府 关于即将出台部分改革政策的吹风》,这里的“思路”、“请求”、“吹风”等均是各单位随 心所欲的自制文种。另外还有“汇报”、“构想”、“思考”、“框架结构”等自制文种也常用 在一些机关单位的正式文件中。

3.误用文种

指的是把属于机关的其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种直接 加以使用的情况。主要表现在:把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等误作 公文文种使用,如《中共x x省委2002年工作要点》。把属于总结类的文种“小结”、“体 会”、“总结”等误作公文正式文种直接使用,如《x x县人民政府2005年二季度工作小 结冬还有把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、‘实施细则”等以及把简 报类文种“情况反映”、“快讯”、“动态”等误作为公文正式文种直接使用的现象。

二、公文格式规范

公文格式指公文的整体格局和外部组织形式,是公文严肃性、规范化的重要标志,也是 其法定权威性和约束力在形式上的表现。《条例》和《办法》均在第三章中作了专章表述。 公文格式的作用在于保证公文的完整性、正确性和有效性,并可以给日后的公文处理工 作和档案工作提供条件和方便。

公文格式的主要内容包括格式的类别规范、格式的制作规范、格式的方位规范和特定格 式等四个方面。

(一)公文格式的类别规范

从不同角度可以将公文格式分成不同的类别。

1.按《条例》、《办法》和《国标》分

《条例》规定党的系统正式公文标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即:版头、 发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署 名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等十七项。

《办法》规定行政公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等十六项组成。

《国标》规定行政公文格式各要素分为眉首、主体、版记三部分共18项。

其中,需要说明的是:《条例》中规定的“份号、发文机关署名、印发传达范围”这三 项格式《办法》中没有,而《办法》中规定的“附注、附件”这两项格式《条例》中却没 规定;《国标》在《办法》规定的16项格式之外,还增加了“份号、页码”这两项格式。

2.按格式使用的严格程度分

公文格式可分为指定性格式项目(如版头或发文机关标识、发文字号、标题、正文、 成文日期等)和选择性格式项目(如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附 件等)两个部分。

(二)公文格式的制作规范

本书在介绍公文格式的制作规范时,着重介绍《条例》、《办法》中规定的各项格式。 在党政格式称谓或制作要求不统一时,本文将分别予以介绍。

1.《条例》称版头。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加括弧标明文 种名称组成,用套红大字居中印在公文首页上部。联合行文,版头可用主办机关名称,也可 并用联署机关名称。在民族区域自治地区,版头可并用自治民族的文字和汉字印制。

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